Die Qual der Wahl: Welche Kriterien sind bei der Auswahl eines Content-Management-Systems (CMS) zu beachten?

Sogenannte Content-Management-Systeme erleichtern es Nicht-Programmierern, Websites zu betreuen und den Content zu verwalten ohne dabei eine Programmiersprache anwenden zu müssen. Hat man den Entschluss gefasst auf seiner Website ein CMS zu integrieren, so steht man schon bald vor einer überwältigenden Menge an CMS-Anbietern. Neben den Marktführern wie TYPO3 oder WordPress existieren weitere kleinere, bekannte Anbieter darunter Drupal, Joomla! oder ProcessWire. Darüber hinaus gibt es noch unzählige kleine jedoch unbekanntere Anbieter von CMS. Dabei heißt kleiner nicht schlechter. Auch unter den Hidden Playern könnte die für Ihr Problem optimal passende CMS-Lösung dabei sein.

Checkliste CMS-Evaluation: Ein passendes CMS finden durch Anforderungsanalyse

Die Integration eines CMS ist eine mittel- bis langfristige Entscheidung und die Auswahl des passenden Systems sollte daher gut überlegt sein. Um das für Ihr Unternehmen und Ihre Website passende CMS zu finden, gilt es vorerst einmal eine gründliche Anforderungsanalyse aufzustellen und durchzuführen.

Die folgenden Checklisten sollen Anhaltspunkte für die Auswahl des passenden Content-Management-Systems geben.

Strategie: Von der Unternehmensstrategie zu den Hauptansprüche an das CMS

Grundsätzlich sollten von der Unternehmensstrategie die Hauptansprüche an das CMS abgeleitet werden. Dabei sollte auf folgende Punkte geachtet werden:

• Welches Ziel soll mit der Implementierung von CMS erfüllt werden?
• Welche Art von Content soll verwaltet werden?
• In welchen Zeiträumen soll Content hinzugefügt oder bearbeitet werden?
• Welche Menüpunkte sollten vorhanden sein?
• Wer sind die Endnutzer der Website?

Funktionalität: Anforderungen an die Funktionen des CMS

Einen weiteren nicht zu verachtenden Punkt stellt die Funktionalität dar. Das optimale Content-Management-System sollte perfekt auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sein und den Arbeitsalltag unterstützen. Im Folgenden einige wichtige Auswahlkriterien:

• Wie viele Anwender können angelegt werden?
• Wie viele Anwender können gleichzeitig arbeiten?
• Können  Anwender gleichzeitig auf eine Seite zugreifen?
• Welche Medienformate können verwaltet werden?
• Können mehrere Mandanten in einem CMS verwaltet werden?
• Wie einfach ist das Anlegen neuer Mandanten?
• Für welche Projektgröße eignet sich das CMS?
• Lassen sich Funktionen einfach in das System integrieren?
• Können komplexe Seiten übersichtlich verwaltet werden?
• Welche Rollen und Rechte können vergeben werden?
• Wird Personalisierung vom CMS unterstützt?
• Ist Multi-Channel-Management mit dem CMS möglich?
• Werden Inhalte vom CMS responsiv übermittelt?

Stakeholderanalyse: Von den Bedürfnissen des Users zur optimalen Webseite

Es ist außerdem wichtig festzulegen an wen sich die Website richten wird und wer damit arbeiten wird, um mithilfe des CMS den Inhalt und Aufbau der Website perfekt an die verschiedenen Bedürfnisse anpassen zu können. Folgende Fragen sind dabei zu beantworten:

• Wer wird die Website nutzen?
• Welches Ziel verfolgen Nutzer, die auf die Website kommen?
• Über welche Endgeräte wird die Website hauptsächlich aufgerufen? (unterstützt das CMS responsives Design)
• Welches Ziel hat das Unternehmen, wenn Nutzer auf die Website kommen?
• Wer wird mit der Website arbeiten?

Mehrsprachigkeit: CMS-Sprachunterstützung bei internationalen Webprojekten

Vor allem bei global agierenden Unternehmen spielt die Sprache eine bedeutende Rolle und sollte bei der Auswahl der CMS beachtet werden. Zum einen sollte die Website auf verschiedenen Sprachen besuchbar sein und zum anderen ist es bei Mitarbeitern aus dem Ausland wichtig, dass auch die Anwendung des Systems mehrsprachig erfolgen kann.

• Wie können mehrsprachige Seiten im CMS gepflegt werden?
• Kann die Backend-Anwendersicht in verschiedenen Sprachen genutzt werden?

Wirtschaftlichkeit: Von den Kosten für die CMS-Erstellung bis zu den Support- und Wartungskosten

Ein ganz besonders wichtiger Punkt, der meist auch ausschlaggebende, sind die Kosten. Kostenkalkulationen sollten jedoch über längere Zeiträume durchgeführt werden, um auch Support- und Wartungskosten einbeziehen zu können. Dabei stellen die lizenzfreien Open-Source-Systeme nicht immer die wirtschaftlichsten dar.

• Wie hoch sind die Lizenzkosten?
• Wie hoch sind Wartungs- und Supportkosten?
• Wie hoch sind mögliche Folgekosten?

Implementierung: Von der CMS-Umsetzung bis zur Bereitstellung des Content-Management-System

Neben dem Kostenaufwand ist es auch der initiale Implementierungsaufwand zu beachten.

• Wie hoch ist der initiale Implementierungsaufwand?
• Sind die personellen Ressourcen vorhanden?
• Ist das notwendige Know-How vorhanden

Fazit: Auswahl des geeigneten Content-Management-Systems 

Ein gutes Content-Management-System ermöglicht eine bequeme Verwaltung und Pflege der Webseiteninhalte. Aus zukunftsorientierter Sichtweise ist auch darauf zu achten, dass das System über einen längere Zeiträume hinweg updatefähig gehalten wird und Plug-Ins installiert werden können.

Schlussendlich ist zu sagen, dass es viele gute und nicht das einzig wahre Content-Management-System gibt. Es hängt immer von der Unternehmensform und den jeweiligen Anforderungen ab, welches das optimale ist.

Youbility: Expertise in der Anforderungsanalyse und Auswahl des passenden Content-Management-Systems 

Einen objektiven Blick während Anforderungsanalyse zu behalten, ist manchmal schwerer als gedacht. Sollten Sie in dem Dschungel der Content-Management-Systeme verloren gegangen sein wenden Sie sich an uns.

Wir nehmen uns Zeit mit Ihnen die Anforderungsanalyse durchzuarbeiten, um im Anschluss gemeinsam das optimale Content-Management-System für Sie auszuwählen. Auch während der Implementierung und Inbetriebnahme des CMS stehen wir Ihnen mit unserem jahrelangen Erfahrungen zur Seite und unterstützen Sie jederzeit.

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Bildquelle: © Christian Stahl | unsplash.com